自衛官等募集事務に係る対象者情報の提供について

自衛官等募集事務については、自衛隊法第97条第1項等において市町村の法定受託事務（※）と定められており、本市では、国からの各通知に基づき、自衛官等募集事務を行っています。
例年、自衛隊から、自衛官等募集案内の送付のため、対象者情報の提出を依頼されていますが、誤記の防止、新型コロナの感染リスクの軽減、他都市の状況等を踏まえ、令和4年度より、住民基本台帳法第11条第1項に基づく住民基本台帳の閲覧から、対象者情報を宛名シールで提供する方法に変更しました。
※法定受託事務：地方自治法において、国が本来果たすべき役割に係る事務のうち、国においてその適正な処理を確保する必要があるものとして、法律等により、市が処理することとされている事務。

対象者情報の提供の根拠

自衛隊法施行令第120条において、「防衛大臣は、自衛官又は自衛官候補生の募集に関し必要があると認めるときは、都道府県知事又は市町村長に対し、必要な報告又は資料の提出を求めることができる。」と定められています。
また、上記の規定に基づき、資料の提出を行う場合においては、令和3年2月5日付防衛省及び総務省からの通知（自衛官又は自衛官候補生の募集事務に関する資料の提出について（通知））により、自衛官および自衛官候補生の募集に関し必要な資料として、住民基本台帳の一部の写しを用いることは、住民基本台帳法上、問題がないことが示されています。

令和3年度までの対応

令和3年度までは、自衛隊が、募集対象者を抽出した住民基本台帳を閲覧し、募集対象者の氏名・住所・性別・生年月日を書き写すことにより、対象者情報を取得していました。

令和4年度からの対応

対象者情報の提供の根拠となる国からの通知を受け、住民基本台帳上の保有個人情報の目的外利用について、相模原市情報公開・個人情報保護・公文書管理審議会へ諮問し、その答申内容を踏まえ、募集対象者の郵便番号・氏名・住所を印字した宛名シールでの提供を行うこととしました。
なお、令和4年度については、相模原市に住民登録をしている方のうち、18歳になる方（平成16年4月2日〜平成17年4月1日生まれの方）約6,000人分について、令和4年6月2日と3日に提供しました。

相模原市個人情報保護条例との関係

相模原市個人情報保護条例では、個人情報を収集したときの取扱目的の範囲を超えて利用・提供してはならないことになっています。しかし、その必要があるときには、審議会の意見を聞いた上で利用・提供ができるとされています。
提供方法の変更にあたっては、前述のとおり、相模原市個人情報保護条例第9条第1項第4号に基づき、個人情報の目的外利用について情報公開・個人情報保護・公文書管理審議会への諮問を行いました。
審議の結果、「当該保有個人情報の提供は宛名シールに限ること」「当該保有個人情報提供先に対し、提供目的外の利用禁止及び使用する必要がなくなった提供済個人情報については、提供年度内に確実かつ速やかに廃棄を行うことなど、適切な個人情報保護のために必要とされる措置を文書により求めること」との条件を付した上で諮問内容を適当なものと認めるとの答申をいただいており、条例に基づく適切な手続きを経て実施しています。

個人情報の適正な管理

提供された個人情報の目的外の利用禁止や、使用する必要がなくなった提供済個人情報の廃棄等について、自衛隊と、個人情報の提供及び取扱いに関する覚書を取り交わしており、個人情報の適正な管理を行っています。

自衛隊への情報提供を希望されない方へ

自衛隊へ提供する個人情報からご自身の情報を事前に除くことを希望される場合は、申し出により、自衛隊へ提供する宛名シールから除外いたします。
令和5年度の自衛隊への情報提供を希望されない方からの申出受付については、令和5年4月頃の開始を予定しており、ホームページや広報等で改めてお知らせします。
なお、令和4年度の申出期間は終了しています。